Savoir rédiger une lettre officielle
Lorsque vous devez quitter une location, demander une résiliation d’abonnement ou encore engager une démarche auprès des administrations, la lettre officielle est indispensable. Cependant, ce genre d’exercice administratif nécessite de respecter quelques règles pour éviter de faire mauvais effet.
Nous vous expliquons ici comment procéder.
Une lettre officielle, pour quoi faire ?
Pour certaines démarches administratives, un simple appel ne suffit pas. Une lettre officielle rédigée de votre part est alors demandée pour lancer une procédure et constituer une preuve de votre démarche. Voici quelques exemples où un courrier est nécessaire :
- La résiliation d’un bail, d’un abonnement
- Un courrier à la CAF pour une mise à jour de votre situation
- La demande d’un délai de paiement auprès du Trésor Public
- Une lettre de motivation ou la lettre de candidature
Petite remarque : un courrier est toujours appréciable dans le cadre personnel, avec par exemple une lettre de remerciement, de félicitations, ou encore avec la traditionnelle carte postale.
Lettre manuscrite ou par dactylographiée ?
Si l’acte de rédiger une lettre officielle était une chose très courante il y a encore deux décennies, l’essor du web à généraliser l’usage du mail, bien plus rapide et très pratique. Néanmoins, beaucoup de démarches personnelles et professionnelles nécessitent encore de prendre la plume pour s’exprimer.
Rassurez-vous, si une lettre manuscrite est nécessaire à une démarche, cette information est aujourd’hui systématiquement précisée, sinon, une lettre dactylographiée est acceptée par défaut.
La lettre de motivation ou de candidature
Aujourd’hui ce genre de courrier est souvent informatique, mais sachez que certaines entreprises ou certaines institutions réclament encore des lettres formelles manuscrites. L’orthographe et la syntaxe comptent alors autant que la propreté et la fluidité de l’écriture.
Les étapes de la rédaction d’un courrier administratif
Voici quelques règles pour rédiger un courrier formel :
1 / L’entête de la lettre officielle
Lors de la rédaction un courrier, l’indication de l’expéditeur est indispensable. Dans le coin supérieur gauche de la lettre, vous devez préciser successivement :
- Votre prénom et votre nom de famille, ou la raison sociale
- Votre adresse
- Le code postal de votre ville de résidence
- Votre numéro de téléphone
- Votre adresse-email
2 / Préciser le destinataire et la date du courrier
Si les informations de l’expéditeur sont placées à gauche de la page, le paragraphe désignant le destinataire de la lettre est placé à sa suite, cette fois-ci à droite du document.
Ces lignes doivent préciser :
- Le nom du destinataire ou la raison sociale
- L’adresse du destinataire
- Le code postale ainsi que la ville du destinataire
Toujours à droite de la page, et en sautant une ligne, l’usage veut que l’on indique le lieu et la date de rédaction de la lettre.
Le lieu et a date peuvent aussi être positionnés tout à fait en haut à droite, au niveau de l’entête du document.
3 / Objet du courrier officiel et référence
Un courrier court et clair est toujours plus simple à lire. C’est pourquoi, en dessous des éléments décrits précédents, indiquez l’objet de la lettre.
En outre, si vous disposez d’un numéro de référence, de suivi, ou d’un numéro de dossier, veillez à l’indiquer, cela permettra à votre destinataire de vous identifier par informatique plus rapidement.
Commencez ensuite le corps de votre texte avec Madame, Monsieur si vous ignorez qui lira la lettre. Si la lettre est à destination d’une personne précise, indiquez son nom,ou, si vous l’ignorez, son poste. (M. ….. ou Mme …..).
Orthographe et syntaxe
Dans une lettre officielle, à l’attention d’un client, d’une entreprise ou d’une institution, l’orthographe et la syntaxe sont très importants. C’est une question de crédibilité. Si vous n’êtes pas sûr de vous, n’hésitez pas à vous faire relire par quelqu’un.
4 / Ne pas oublier la formule de politesse
Une fois le corps de votre texte entièrement rédigé, n‘oubliez pas de conclure votre lettre officielle avec une formule adaptée. Les tournures de phrases sont très nombreuses, mais il convient d’en choisir une en fonction de la relation que vous entretenez avec votre interlocuteur, et en fonction de l’objet du courrier.
Pour une lettre de motivation avant de saluer :
- Je reste à votre disposition pour convenir d’un rendez-vous afin de vous démontrer ma motivation lors d’un entretien.
Et enfin la salutation finale.
Attention : la formulation utilisée dans la phrase de politesse doit être identique à celle que vous avez placée devant le corps de la lettre.
Ainsi si vous avez écrit « Madame », vous remettrez « Madame » dans la formule de politesse. Si vous avez écrit Monsieur le Directeur, vous remettre Monsieur le Directeur. Si vous avez commencé par Madame, Monsieur, vous réécrirez Madame, Monsieur en fin de courrier.
Quelques exemples pour terminer un courrier officiel :
- Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes meilleurs sentiments.
- Je vous prie de recevoir, Madame la Directrice, mes respectueuses salutations.
- Je vous prie d’agréer, Monsieur le Responsable Financier, mes salutations les plus respectueuses.
- Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées.
- Dans l’attente d’une réponse que j’espère favorable, je vous prie de recevoir, Monsieur, l’assurance de ma considération distinguée.
Il ne vous reste plus qu’à signer la lettre avec votre prénom et votre nom, et le tour est joué !