Secrétariat indépendant
Souplesse d’une secrétaire off-line 
En optant pour le télésecrétariat, vous choisissez l’adaptabilité des ressources humaines de votre entreprise. Aucun planning à prévoir pour les congés payés. Ni pour les arrêts maladie ni pour les formations, vous avez une vraie souplesse. Vous pouvez voyager, vous déplacer, même être à l’autre bout du monde. En effet, vous savez qu’une personne (ou une équipe) de confiance prend en charge des points importants de votre activité.
Tout d’abord, assurez-vous que votre engagement avec la société de télésecrétariat est clair. Lisez bien les conditions générales de ventes afin de vérifier si les conditions de résiliation sont facilitées. En effet, il est indispensable de pouvoir annuler le contrat si votre activité est en difficulté. C’est bien tout l’avantage d’une mission en délégation. Vous limitez le personnel en CDI dans votre structure et gagnez ainsi en liberté pour vous adapter à votre marché, que ce soit pour réduire ou augmenter les effectifs d’ailleurs !
Un logiciel web pour le télésecrétariat
Le contrôle de la qualité doit être au cœur de votre sélection. Pour contrôler le travail d’une personne qu’on ne voit pas, quoi de mieux qu’un logiciel en ligne qui enregistre toutes les missions réalisées ? Donc, il faut bien se poser la question : « La société de télésecrétariat qui me propose une assistante a-t-elle une application web ? »
Avec les outils Internet, accessibles de partout, vous devez pourvoir suivre vos commandes et vos relations clients depuis n’importe quel smartphone. Si le logiciel de télésecrétariat est bien fait, vous pourrez déléguer librement sans avoir à passer un coup de fil ou envoyer un email. Il vous suffira alors de cliquer sur l’action de votre choix. Vous pourrez également contrôler le résultat du travail que vous avez sollicité.
Une secrétaire à distance pas chère
Des sociétés off-shore proposent du personnel de secrétariat à moindre coût. Attention, aux différences de cultures, aux différences d’attentes en terme de qualité. Ce qui paraîtra un travail de bonne qualité pour une culture donnée, ne sera pas suffisant pour un manager d’un autre pays.
Les subtilités de la langue doivent également être parfaitement maîtrisées pour une assistante. En effet, on attend d’elle qu’elle s’exprime avec aisance, qu’elle écrive rapidement et sans faire de fautes d’orthographe !
Il est possible de trouver en France des sociétés dans le domaine du secrétariat qui proposent des tarifs forfaitaires et à des prix bas. L’avantage du prix au forfait est que vous gérez votre budget : il est bloqué ! Donc pas de mauvaise surprise. Et bien entendu, vous gagnez aussi en frais fixes puisque vous n’avez à payer ni locaux, ni équipements informatiques ou mobiliers, ni lignes Internet, ni fournitures diverses.
Au final, la sous-traitance à une télé secrétaire est économique et permet de mieux maîtriser votre budget.
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Prêt pour déléguer votre secrétariat ?
Le problème est de savoir quelles sont les missions de secrétariat que vous pouvez confier de façon pertinente et à qui vous pouvez les transmettre.
Pour ce qui est du choix des activités à déléguer, c’est simple. Il faut tout d’abord estimer celles qui vous prennent le plus de temps. Répondre au téléphone ? Ecrire des mails ? Tout est subjectif ! C’est alors à vous de juger quelles sont les tâches qui vous sollicitent le plus, ou vous intéressent le moins !
Pour le choix de votre assistante personnelle à distance à qui déléguer vos tâches, il existe plusieurs critères tels que le prix, la performance et la confiance.
Vous avez maintenant toutes les clés en main pour faire grandir votre entreprise, qu’attendez-vous pour déléguer ?