L’externalisation de la gestion administrative

Envoi de courrier et secrétaire virtuelle

Optez pour une secrétaire virtuelle !

 

Effectuer l’envoi un courrier sans quitter votre ordinateur, c’est possible ! Avec un logiciel de secrétaire virtuelle sur Internet, vous pouvez opter pour une externalisation administrative. Enregistrez votre fichier PDF, puis choisissez le mode d’envoi et l’expédition est assurée.

Inutile pour vous de passer au bureau de poste et de faire la queue au guichet pour envoyer un recommandé.

Service d’encaissement de chèques en banqueNous proposons un service d'encaissement de vos chèques !

Vos clients vous paient par chèques, mais vous n’avez pas le temps ou la possibilité de les déposer en banque ? Peut-être êtes-vous en déplacement, en France, à l’étranger ou tout simplement débordé…

Une secrétaire vous fournira ce service de « dépose de chèques en banque ». En effet, votre assistante va récupérer les chèques pour le compte de votre société. Elle doit pouvoir vous scanner vos chèques et vous donner visibilité de toutes les transactions opérées. L’idéal est d’avoir la possibilité de demander un encaissement automatique dès la réception des chèques ou d’organiser les encaissements au fur et à mesure.

Ensuite, les chèques seront directement adressés à votre banque par courrier via votre télésecrétariat et grâce aux informations bancaires que vous avez préalablement transmises. Un tampon au dos du chèque avec votre numéro de compte et votre signature vous assure le bon traitement par votre banque.

Il est aussi possible de saisir un bordereau de remise de chèques avec le détail du montant du chèque et son émetteur.

Enfin, votre service de secrétariat doit être en mesure de fournir un code de suivi pour l’envoi du courrier contenant les chèques, cela vous permet de vérifier la bonne réception des chèques dans votre banque. Ainsi tout est sécurisé !

Externalisation administrative : le paiement de factures

Faites-vous aidez pour le paiement de vos factures !

Bien souvent, vous vous organisez pour payer vous-même vos fournisseurs que ce soit par carte bancaire, virement ou chèque. Mais pourquoi ne pas demander à une secrétaire à distance de vérifier les factures et d’organiser les paiements ?

Une télé-secrétaire peut tout à fait procéder au règlement par chèque en votre nom. Avec le recours à une entreprise de secrétariat, l’entreprise en question vous demandera d’ouvrir un compte et vous devrez créditer ce compte afin qu’il soit suffisamment provisionné pour le paiement de vos factures.

Ensuite, les assistantes effectueront les règlements à vos fournisseurs conformément à vos demandes. Le compte bancaire utilisé sera celui de la société qui se charge de vos paiements de factures et le solde sera débité sur ce dernier.

Télé-secrétaire pour le traitement des impayés

Votre assistante fera les relances habituelles pour les factures impayées. Déterminez avec elle le séquencement des procédures de relance selon vos accords commerciaux. En règle générale, une secrétaire organise d’abord un à deux courriels standards qui pourront même être automatisés afin de ne pas être oubliés.

Ensuite, elle prévoit un appel téléphonique pour rappeler le client à l’ordre. Si aucun paiement n’a été effectué suite à ces communications, votre secrétaire professionnelle va alors passer à l’envoi d’un courrier recommandé avec avis de réception. Dans la plupart des cas, le litige s’arrête là car le client comprend qu’il s’expose à des risques plus graves si les poursuites pénales sont engagées.
Toutefois, le transfert du dossier à un huissier ou à un tribunal de commerce est à envisager comme ultime recours pour le traitement des impayés.

La rédaction de devis ou de factures

Vous avez souvent des devis ou factures en retard et aimeriez mieux vous organiser ?
Sous-traitez cette mission à une secrétaire personnelle. Elle saura reformuler votre document, le mettre en forme et même l’imprimer afin de l’envoyer par PDF ou par courrier. Pour cela, votre secrétaire doit donc être à l’aise dans sa communication écrite et rédiger sans faire de fautes d’orthographes !
En somme, une secrétaire à distance, c’est l’assurance de devis client parfaits, rapides qui feront la différence. C’est l’assurance de factures envoyées à temps et réglées selon les dispositions en vigueur. Aucune perte de temps !