Un accueil téléphonique professionnel
Gérez vos débordements d’appels ! 
Un accueil téléphonique pour votre entreprise qui est en plein essor, c’est essentiel !
Si vous avez du mal à tout gérer, que vous n’avez plus assez de temps pour répondre sereinement et rapidement aux appels de vos clients ou de vos contacts, il y a des solutions !
Un accueil téléphonique sur-mesure
Vous pouvez déléguer votre accueil téléphonique à des professionnels. Ainsi, vous pouvez vous concentrer sur votre cœur de métier tout en gagnant du temps et de l’argent.
Oubliez le répondeur ! La solution de laisser les appels arriver sur un répondeur est à bannir !
Saviez-vous que 80% des appelants préfèrent raccrocher lorsqu’ils tombent sur une messagerie ? Ne prenez pas le risque de perdre des clients à cause de simples appels manqués !
Des société expertes dans l’accueil téléphonique peuvent vous aider à remédier à ce dysfonctionnement. Vos prospects n’iront pas à a concurrence. Vos clients ne vous noteront pas négativement sur les réseaux sociaux. Au final, vous serez récompensé par leur fidélité et votre notoriété augmentera.
Les entreprises d’accueil téléphonique assurent un suivi permanent de réception des appels avec une garantie professionnelle et adaptée à vos besoins. Elles seront également présentent lors de vos absences ou déplacements. Enfin, elles représenteront un véritable soutien pour développer votre entreprise tout en lui donnant une image sérieuse et professionnelle.
Sous-traiter l’accueil téléphonique
Vous envisagez de sous-traiter la réception de vos appels. Plusieurs cas peuvent vous faire penser à franchir le pas pour cette externalisation.
1/ Remplacer ou compléter votre standard téléphonique
Si vous êtes une petite structure sans assistante ni standardiste, vous pouvez demander à vos équipes en place de prendre directement les appels entrants. Chacun prend le téléphone en fonction de ses disponibilités. Vous savez que ce n’est pas idéal et vous aimeriez sous-traiter l’accueil téléphonique. Toutefois, vous ne connaissez pas les frais de standard téléphoniques, ni la qualité que l’on peut en attendre et cela peut vous inquièter.
Si votre entreprise a déjà une assistante standardiste en interne qui réceptionne les appels, vous pouvez dans plusieurs cas avoir besoin d’un accueil téléphonique extérieur.
Par exemple, vous pouvez vous retrouver dans la situation où votre standardiste est débordée de temps en temps. Vous aimeriez bien pouvoir la soulager pendant ces périodes d’activité intense et continuer à proposer un accueil d’excellente qualité à tous vos clients et contacts.
À l’inverse, cette assistante peut recevoir un faible nombre d’appels et donc vous coûter trop cher. Car même avec peu d’appels entrants, votre entreprise doit prendre en charge une disponibilité du personnel de votre standard sur toute la journée. Ensuite, votre assistante peut se retrouver à assumer d’autres tâches. Cependant, sans cesse dérangée par un téléphone qui sonne, son efficacité peut se voir grandement réduite.
Enfin, si votre entreprise a déjà plusieurs standardistes en interne, vous cherchez plutôt une solution pour soulager votre standard téléphonique pendant les pics d’appels ou pendant les périodes de congés ou d’absence.
Il est souvent le premier service que l’on accepte de déléguer.
Pourtant, d’autres services peuvent trouver bénéfice dans l’externalisation des appels téléphoniques.
Pour pouvoir vous concentrer sur votre cœur de métier, vous pouvez faire appel à un centre d’appels pour gérer les communications du service clientèle, du service commercial, ou du service après-vente.
2/ Déléguer les appels du service clientèle
Déléguer une partie (ou la totalité) de l’activité téléphonique du service commercial ou clientèle est un challenge que vous pouvez relever ! Vous souhaiterez vous engager avec une entreprise sérieuse, attachée à la qualité de l’accueil téléphonique avec des réceptionnistes formés aux techniques de commercialisation.
Ainsi l’externalisation de votre support commercial devient un vrai levier pour booster vos ventes.
Il est primordial de sélectionner une équipe de téléconseiller(e)s réactifs et disponibles. La qualification de ces conseiller(e)s doit dépasser celle d’une standardiste qui prend simplement un message. Préférez toujours une société qui vous garantit que les appels seront traités en France par des collaborateurs formés à la relation client et qui font l’objet d’un suivi qualité continu.
Vous pouvez activer la réception des appels entrants de votre support clientèle entièrement ou en débordement d’appels. Vous pouvez aussi sous-traiter la gestion des appels sortants vers vos clients et vos prospects.
3/ Filtrer les appels entrants
Avoir une entreprise qui filtre pour vous les appels entrants, cela vous garantit une meilleure efficacité dans votre travail.
Si vous exercez une profession libérale telle que avocat ou architecte, vous pouvez être fréquemment dérangé par le téléphone. Le filtrage des appels entrants prend alors tout son sens. En effet, le traitement de vos dossiers mérite toute votre concentration un téléphone qui sonne peut perturber. Une secrétaire qui prend vos communications, éconduit les appels commerciaux embarrassants et ne vous transfère que les contacts importants, c’est un gain de temps et plus de sérénité pour vous.
Et avoir en interne son standard téléphonique ?
Entre sous-traiter et embaucher en interne des collaborateurs pour répondre aux appels téléphoniques, il faut choisir. Voici quelques éléments de réflexion pour ces deux alternatives.
Les différences entre le choix de collaborateurs en interne et un centre d’appels externalisé
- Embauche de personnel
- Engagement à long terme
- Charges fixes importantes
- Gestion des Ressources Humaines
- Gestion du planning des absences
- Formation continue à prévoir
- Contrat de service
- Préavis de 3 mois
- Budget adapté à l’activité réelle
- Le centre d’appel gère ses salariés
- Le centre d’appels s’occupe du planning
- Le centre d’appels forme en permanence ses téléconseillères
Un aspect primordial reste la qualité. On peut avoir l’impression que de former en interne ses propres collaborateurs permet de proposer à ses contacts des réponses plus pertinentes et plus professionnelles.
Pour externaliser, il faut donc s’assurer que le centre d’appels soit capable de proposer une qualité égale ou supérieure à un accueil téléphonique interne.