Les documents administratifs à traiter

1- Payer les factures arrivant par mail ou courrier

Les factures fournisseurs reçues par une entreprises sont nombreuses et leur règlement nécessite une gestion très précise.

Les factures reçues par courrier ou par email doivent être payées à temps – ni trop en avance – pour améliorer sa trésorerie, et ni trop en retard – pour éviter les pénalités.
Lorsque le paiement doit être fait par chèque ou virement, plusieurs méthodes simples existent pour planifier le règlement de vos factures quand leur échéance arrive à leur terme.
Evidemment, on ne parle pas ici des factures dont le paiement est directement prélevé sur votre compte bancaire.
Chacun peut avoir ses petites astuces pour les paiements par chèque ou virement. En voici quelques unes.

1. Classer vos factures dans des trieurs ou des porte-documents rassemblant et identifiant les quittances suivant les dates butoirs de règlement.
2. Si vous faites un paiement par chèque, vous pouvez préparer le règlement de la facture dès réception du relevé. En effet, il suffit de mettre le chèque dans l’enveloppe avec l’adresse du destinataire et mettre une date sur l’enveloppe.
   Vous pourrez ainsi expédier chaque enveloppe en fonction de la date indiquée dessus.
3. Créer une liste TODO répertoriant l’ensemble des échéances de facturation à régler et la mettre à jour régulièrement.

Enfin, un service de secrétariat à distance peut vous être utile si vous pensez que la gestion administrative n’est ni votre point fort, ni votre valeur ajoutée.

2- La gestion administrative du paiement des clients

Encaisser les chèques clients régulièrement

Il peut arriver que le règlement de vos clients s’effectuent en plusieurs fois (par exemple un paiement en trois fois sans frais). Dans ce cas, ce client vous envoie trois chèques mais vous devez les encaisser au fur et à mesure.

La création d’un échéancier peut aider à répondre à cet impératif.

Cependant, la préparation des encaissements dans un trieur est une autre solution. Enfin, vous pouvez aussi utiliser une TODO liste pour respecter les dates d’échéances des encaissements de chèques.

Faire les relances des impayés

Si vos clients règlent leurs factures avant le terme de leur échéance, tout va bien. Néanmoins, il peut arriver que certains tardent à payer leurs dettes. Un système de relance des impayés avec un agenda programmé (par email, par téléphone, par sms, par lettre recommandée puis avis d’huissier) est à organiser. Il vous faudra suivre cet échéancier et les séquences programmées pour savoir à quel moment vous devez rappeler à vos clients de régler leurs factures.

3- Négocier ses contrats à temps

S’il existe un sujet épineux pour les entreprises, c’est bien celui de la gestion des contrats d’assurance. En effet, si vous souhaitez modifier ou simplement changer votre contrat il vous faire attention à la date de résiliation. Au-delà de cette date, les contrats sont, pour la grande majorité, à reconduction tacite. Il vous faudra attendre alors une nouvelle année avant de vous libérer de vos engagements.

Une gestion administrative efficace nécessite donc de rester attentif pour ne pas manquer la fenêtre de négociation de votre contrat. Plusieurs options s’offrent à vous :

• Créer une liste TODO répertoriant l’ensemble des périodes des contrats que vous avez souscrit.
• Utiliser un calendrier spécialement dédié à la gestion des contrats de votre entreprise, avec les dates de début de de fin de votre engagement.

Récupérer et organiser les factures fournisseurs

La récupération des factures et autres documents comptables fournisseurs est la première base de la gestion administrative d’une entreprise. Les factures et relevés adressés à votre société peuvent concerner les achats fournisseurs, les prestataires externes, l’administration fiscale, vos communications, les organismes bancaires etc…

Sous forme numérique ou sous forme papier, ces documents sont à conserver et à transmettre à un comptable chaque mois d’exercice.

Pour faciliter la récupération, l’organisation et la transmission de vos factures, il est nécessaire d’effectuer un regroupement de tous

ces documents selon un ordre chronologique. Aujourd’hui les factures sont presque toutes numérisées, mais il est de plus en plus compliqué de les récupérer.

En effet, auparavant elles arrivaient toutes par courrier postal et étaient facilement centralisées. Désormais, elles sont envoyées par email ou restent en attente de téléchargement dans l’interface web de votre fournisseur.

Il faut donc faire le travail fastidieux de les récupérer.

Le mieux est de créer une liste de toutes les factures récurrentes à récupérer. Cette liste permet de s’atteler une fois par mois à leur téléchargement en cochant au fur et à mesure toutes celles qui ont été collectées chaque mois. Ensuite, on peut les transmettre au service comptabilité.

Une aide dans la gestion administrative de votre entreprise

Lier un événement à chaque courrier postal

En confiant la gestion de votre courrier postal à French Office, vous pouvez lier une action (un événement) à chaque courrier entrant.
Un agenda donne chaque jour les tâches à accomplir par rapport aux actions que vous avez préalablement programmées pour chaque enveloppe reçue. Ces tâches peuvent être réalisées par vous-même ou par les secrétaires de French Office.

Un agenda virtuel et personnalisable est également disponible dans votre espace personnel pour offrir un visuel de l’ensemble de votre gestion administrative.

Collecter vos factures en ligne avec un robot

Un collecteur semi-automatisé est également à disposition  pour collecter vos relevés et factures en ligne. Vous devez lister tous les fournisseurs pour lesquels vous avez des factures récurrentes en indiquant vos codes d’accès et mots de passe. Le système est totalement sécurisé.

Les secrétaires assistées d’un robot sauront être des aides précieuses et de confiance pour toute cette gestion administrative.