Garder ses papiers importants

Garder ses papiers importants c’est la garantie d’avoir des preuves de ses actes mais c’est aussi et surtout régi par la loi. Nous ne pouvons pas faire n’importe quoi avec nos papiers personnels et leur délai de conservation. Certains papiers doivent être conservés à vie (et même au delà…). Nous faisons le point sur comment garder ses papiers personnels et sur ce que pense la loi de ces derniers.

Garder ses papiers personnels en permanence ?Faut-il garder ses papiers en permanence ?

Il faut veiller à garder ses papiers personnels en particulier ceux qui servent de justificatifs de façon indéfinie.

Faisons un point sur ces derniers !

Dans le domaine de l’Assurance

En effet, le relevé d’informations automobile est à conserver toute sa vie . Il est important car il retrace tout l’historique de votre contrat automobile au sein d’une compagnie. Il a également un rôle de justification de vos antécédents d’assurance.

Dans le domaine de la Famille

L’acte d’état civil doit être gardé en permanence ainsi que le livret de famille, les contrats de mariage, les jugements de divorces et d’adoption, l’acte de reconnaissance des enfants, et les diplômes .
Sont également à garder de façon indéfinie les documents modificatifs relatifs aux biens apportés ou reçus par mariage, donation ou legs, les testaments et leurs modifications successives afin d’éviter tout litige successoral ou pour faire preuve à l’égard des tiers, notamment le fisc.

Dans le domaine du Logement

Le titre de propriété est un document qu’il faut conserver en permanence. Le titre de propriété prouve que l’on est propriétaire d’un bien et que celui-ci a été acheté , transmis ou acquis suite à une donation ou d’un partage. C’est pourquoi il est important de le conserver.

Dans le domaine des Revenu, du Travail et de la Retraite

Les bulletins de salaires et de revenus sont à garder quasiment en permanence, tout du moins jusqu’à la liquidation de la retraite.
Ensuite, les bulletins de paiement de la pension de retraite sont à conserver en permanence. Ce sont les documents officiels qui prouvent que vous êtes retraité, c’est pourquoi il est important de les archiver.

Dans le domaine de la Santé

Carnet de vaccination, carte de groupe sanguin, carnet de santé ainsi que les certificats, examens médicaux et radiographies sont à garder à vie. Ces papiers personnels attestent de votre état de santé et de son évolution, c’est pourquoi il est important de les conserver.

Faut-il conserver les papiers personnels des défunts ?

En effet, il est important de garder ses papiers personnels mais qu’arrive t-il à ceux des défunts ? Toutefois, faut-il également les conserver ?

La réponse est OUI ! Les délais de conservation des documents restent valables même après un décès. Certains papiers peuvent attester des dettes ou des créances transmises aux ayants droits durant la succession. 5 ans à compter du décès, les ayants droit peuvent recevoir le versement de certaines prestations sociales.

Que pense la loi sur le fait de garder ses papiers personnels via la numérisation ?Que pense la loi sur la numérisation des papiers personnels ?

L’arrêté du 22 mars 2017 fixe les modalités de numérisation des factures papier selon l’article L. 102B du livre des procédures fiscales.

«En effet, conformément au I de l’article L. 102 B du livre des procédures fiscales (LPF), les contribuables qui le souhaitent peuvent désormais numériser leurs factures papier dès l’envoi ou la réception de ces dernières et peuvent les conserver sous forme dématérialisée jusqu’à la fin de la période de conservation fiscale (six ans). »

En effet, la numérisation des factures papier est une bonne solution pour stocker ces dernière sans prendre de la place dans vos placards. Tout est stocké sur votre ordinateur dans des dossiers numériques.

Mais à qui la loi profite-t-elle ? Ce sont les personnes aptes à la Taxe sur la Valeur Ajoutée (TVA). Elle permet notamment à ces derniers de réaliser des gains en productivité en ayant recours à la numérisation, qui est moins onéreuse que le stockage papier.

Cependant, il y a quelques règles à respecter Selon l’article A. 102 B-2.-I, que voici :

1. La numérisation des factures doivent reproduire à l’identique las factures papier.
«Le résultat de cette numérisation est la copie conforme à l’original en image et en contenu.»

2. «Les couleurs sont reproduites à l’identique en cas de mise en place d’un code couleur. Les dispositifs de traitements sur l’image sont interdits.»

3. «En cas de recours à la compression de fichier, cette dernière doit s’opérer sans perte.»

4. «Les opérations d’archivage numérique des factures établies originairement sur support papier sont définies selon une organisation documentée, faisant l’objet de contrôles internes, permettant d’assurer la disponibilité, la lisibilité et l’intégrité des factures ainsi numérisées durant toute la durée de conservation.»

5. «Chaque document ainsi numérisé est conservé sous format PDF (Portable Document Format) ou sous format PDF A/3 (ISO 19005-3) dans le but de garantir l’interopérabilité des systèmes et la pérennisation des données.»

6. La facture numérisée doit être assorti «D’un cachet serveur fondé sur un certificat conforme, au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile, d’une empreinte numérique, d’une signature électronique fondée sur un certificat conforme, au moins, au RGS de niveau une étoile et chaque fichier est horodaté, au moins au moyen d’une source d’horodatage interne, afin de dater les différentes opérations réalisées.»

Garder ses papiers personnels toute une vie et même au-delà est une garantie de pouvoir vous défendre en cas de litiges. La loi intervient pour réglementer le délai et la conservation de ces papiers, ils ne sont donc pas à prendre à la légère, soyez vigilent !