Télésecrétariat d’entreprise
Le télésecrétariat d’entreprise pour quoi faire ?
Vous voulez vous concentrer sur votre cœur de métier pour faire évoluer votre entreprise mais certaines tâches vous prennent trop de temps ?
Pas de panique, il existe aujourd’hui des services de télésecrétariat qui vous permettront de déléguer certaines activités trop gourmandes en temps.
Opter pour le télésecrétariat
Les services possibles d’une secrétaire à distance
Un secrétariat à distance vous aide à optimiser votre temps de travail. Il peut s’agir de travail administratif ou comptable mais aussi des opérations plus commerciales telles que le télémarketing ou le support client.
Un service de télésecrétariat doit vous proposer d’une part des outils web, et d’autre part des personnes qualifiées, hautement disponibles et qui réaliseront les opérations les plus complexes.
De nombreuses télé-secrétaires proposent leurs services localement et vous les trouverez dans l’annuaire des pages jaunes par exemple. Si vous voulez une solution plus pérenne, vous devez vous tourner vers une entreprise de télésecrétariat. De telles entreprises sont disponibles sur le web et proposent un panel de télé-secrétaires. De plus, les plus performantes mettront à votre disposition des outils web de télésecrétariat.
Choisissez aussi un secrétariat virtuel informatisé
Utiliser un service de secrétariat avec une offre en partie informatisée est souvent une garantie de bénéficier de tarifs avantageux. En effet, les logiciels de télésecrétariat permettent de gagner du temps. Vous-même (ou votre assistante) serez les utilisateurs du logiciel de secrétariat. Il est important que le programme informatique soit directement sur Internet (et non sur un PC) afin que vous puissiez l’utiliser ou consulter les documents traités de n’importe où.
Ce qu’on peut faire avec un logiciel de secrétariat en ligne :
- enregistrer et classer des documents
- mettre des commentaires sur des documents
- ajouter une date d’action sur un document
- associer des documents entre eux
- envoyer des lettres simples par courrier
- envoyer des lettres en recommandé
- relance automatique par email ou courrier
Vérifier la qualité de votre télésecrétariat
Même si les outils sont indispensables, rien ne remplacera la présence d’une secrétaire à vos côtés ! A vos côtés…oui mais moralement seulement. Physiquement, il n’est pas indispensable qu’elle soit proche de vous. D’ailleurs, si vous recherchez un service de secrétariat c’est bien pour obtenir plus de liberté. Vous ne souhaitez donc pas que votre secrétaire soit dans votre bureau. Par contre, vous souhaitez pouvoir la joindre par téléphone, par email ou par tchat à tout moment.
Avec cet objectif en tête, un service de secrétariat à distance est idéal. Car une interlocutrice est systématiquement disponible pour vous aider dans toutes vos tâches, que ce soit du support clientèle ou de la gestion administrative de documents ou de courriers.
C’est l’entreprise de secrétariat qui va gérer les absences et les congés de votre secrétaire et vous met à disposition une personne formée et compétente quelle que soit la situation.
Si vous êtes convaincu de la nécessité d’avoir un télé-secrétariat, mais que vous hésitez encore sur le type de missions à externaliser, vous pouvez consulter les articles suivants qui vous donnent des exemples précis des missions de télésecrétariat à déléguer.
