Identification des courriers et digitalisation

Scan systématique des courriers

Pour les clients qui souscrivent aux formules avec scan systématique, les 6 premières pages de chaque courrier sont numérisés. Si le courrier contient plus de pages, une indication apparaît pour le préciser et faire savoir que certaines pages n’ont pas été numérisé.

Enfin, les publicités sont automatiquement supprimées pour les formules avec scan systématique.

Numérisation des Enveloppes

Le service de numérisation des enveloppes est accessible depuis l’espace client en ligne et est disponible pour toutes les formules. Les numérisations seront disponibles sous 24h.
Ce service permet d’obtenir plus d’informations à propos de l’expéditeur du courrier.

Numérisation sur demande

Certaines formules proposent un service d’identification des courriers : les enveloppes sont scannées ou identifiées par un libellé visible depuis l’espace client.
Pour les enveloppes scannée à réception, un visuel du recto et du verso est disponible sur l’espace en ligne.

Après avoir visualisé les différents scans d’enveloppes ou les libellés, c’est au client de décider d’ouvrir les documents, depuis son espace client. Pour chaque demande, la numérisation est effectuée dans les 24h. Le visuel sera disponible dans la boîte postale en ligne, et un e-mail de confirmation est envoyé.

Vous avez aussi la possibilité de ne rien scanner, avec un abonnement basique avec garde et réexpédition de courrier.

Océrisation de tous les documents

Depuis Juin 2017,  il existe aussi un service d’OCR sur ses différents sites. (ou ROC pour Reconnaissance Optique de Caractères). L’OCR permet de transformer une numérisation simple (au format .JPG par exemple) en un document texte (type .PDF).
Ce service fait partie des « petits plus » des formules avec scan.

Éditer ses courriers grâce à l’OCR

Chaque image résultant d’un scan est analysé par un automate et converti en PDF Indexable.
Grâce à cette conversion, il est possible de récupérer du texte (avec un copier/coller par exemple) au sein même d’une numérisation afin de le modifier :
Par exemple, un avocat transmet à un client des statuts de société au format PDF standard. Le client aimerait faire une modification des statuts qui font près de 50 pages mais il n’a pas le document éditable, grâce au PDF indexable, il peut aisément copier les informations sur un logiciel de traitement de texte et modifier les statuts sereinement.

Nouvelle recherche par mot-clé

Après l’océrisation d’un document-image sur l’espace client en ligne, le logiciel de gestion documentaire de Globe Services va lier des mots-clés au document de façon automatique.
Toute recherche prendra alors en compte les mots-clé extrait des documents océrisés pour un résultat optimal.

Par exemple, si l’on veut retrouver la facture n°CC230615PLV qui apparaît dans un document océrisé, on entre le numéro dans la barre de recherche et grâce à l’océrisation et à l’attribution automatique de mots-clés, on retrouve le document en quelques secondes, sans aucun effort.