Choisir un standard téléphonique
Que vous ayez une activité en B2B (pour les professionnels et entreprises) ou en B2C (pour les particuliers), comme par
exemple un site e-commerce, il est certain que vos prospects souhaiteront obtenir des informations par téléphone.
Le téléphone est un canal le plus apprécié des clients quand ils ont des questions.
Souvent les prospects appellent pour se rassurer sur l’achat qu’il vont faire.
Vous allez donc choisir un standard téléphonique IP adapté à votre activité.
Le choix d’un standard téléphonique efficace
Dès que la taille de votre entreprise implique plusieurs postes de téléphone, vous devez réfléchir à choisir un standard téléphonique efficace.
Jusqu’à présent vous utilisiez la ligne téléphonique de votre box ou une simple ligne classique, voire votre portable personnel pour recevoir vos appels clients, et vous vous dites qu’il est maintenant temps de passer à la vitesse supérieure.
Vous souhaitez professionnaliser l’accueil téléphonique de vos clients avec des messages d’accueil et de bienvenue. Les faire patienter avec une musique d’attente de votre choix. Enfin, vous souhaitez une meilleure distribution des appels et un suivi efficace. En bref, choisir un standard téléphonique s’impose !
Des milliers d’entreprises en France passent au standard VOIP virtuel pour leur téléphonie plutôt que d’installer un standard téléphonique classique. Alors pourquoi pas vous?
French Office vous propose un mini-standard téléphonique à un prix très compétitif!
Les avantages du téléphone VOIP
Plusieurs avantages poussent les entrepreneurs à opter pour cette solution de standard téléphonique VOIP :
- la mise en place est facile
- il n’est pas nécessaire d’avoir de connaissances techniques
- on peut déménager physiquement tout en gardant ses lignes et son standard
- on peut ajouter les téléphones portables au standard virtuel
- l’évolution les paramètres, (ajouter ou supprimer des postes à tout moment) apporte une grande souplesse
- enfin, c’est l’élément déclencheur dans un monde où la pression économique est forte En effet les tarifs sont plus beaucoup faibles qu’avec les solutions classiques : on divise facilement sa facture téléphone par trois voire cinq.
Mini Standard VOIP
Pour répondre à un premier besoin de standard téléphonique, si votre entreprise comporte moins de 15 postes, vous pouvez opter pour le mini standard.
Pour avoir en disposer, votre entreprise doit simplement réutiliser ou s’équiper de postes téléphoniques IP. Ces postes seront dédiés aux personnes qui vont répondre aux appels.
Pour le reste et afin d’éviter une escalade de coût, votre petite entreprise décide de faire le bon choix et d’utiliser une solution dématérialisée. Elle va procéder à l’achat d’un ou de plusieurs numéros à travers une solution de mini standard téléphonique VOIP pour assurer les répartitions d’appels. Enfin, votre société va choisir les messages d’accueil et le serveur vocal interactif qui convient.
Pour que la gestion des flux d’appels soit bien canalisée, lorsqu’on est en train de choisir un standard, il est important de commencer par lister ses besoins en terme de conversation téléphonique.
Combien de contacts et de postes téléphoniques au sein de votre société ? Quelles missions pour vos collaborateurs ? Quelle plage horaire de disponibilité ?
Nos conseils stratégiques :
- Un numéro de contact unique pour les clients
- La possibilité de prise d’appel de ce numéro unique par plusieurs personnes
- L’appel des clients via ce numéro unique par l’ensemble des collaborateurs en charge du support clientèle dans l’entreprise
- La mise en place d’une file d’attente avec musique d’ambiance
- La gestion d’un répondeur automatique selon les horaires d’ouvertures et de fermetures et les jours fériés
- La mise en place d’une ligne Internet dédiée au sein de vos locaux pour ce standard téléphonique
- L’utilisation facultative de filtres, par exemple un menu vocal tapez 1, tapez 2 pour répartir les appels
Une fois que vous avez défini ce fonctionnement, choisir un standard devient évident et la mise en place peut se faire rapidement.
En effet, votre opérateur IP prend en compte vos impératifs d’horaires, de répartition des appels, de file d’attente et met en place à distance la solution technique pour votre mini standard.
Vos clients composent votre nouveau numéro et ils seront dirigés vers le bon interlocuteur selon le schéma que vous avez prédéfini.
Standard VOIP avec call center
Pour les débordements d’appels
Le téléphone reste le moyen de contact privilégié par les clients et vous devez professionnaliser cet accueil téléphonique.
Au moment où vous mettez en place votre standard téléphonique virtuel, vous pouvez décider de le relier à un centre d’appel. Ceci, afin que vous ne perdiez aucun appel entrant.
Ainsi, lorsque votre centre de relation client n’est pas disponible, vos appelants sont automatiquement transférés vers un centre d’appels. Celui-ci prend alors les messages téléphoniques en votre nom.
En outre, pour vos clients, il vaut toujours mieux une télé-secrétaire qui les accueille avec courtoisie, écoute et note leur message plutôt qu’un simple répondeur.
Chaque petite entreprise devrait avoir un accueil téléphonique externalisé. Notamment pour toutes les fois où il y a des absences, des réunions, des congés, des déplacements et des pics d’activité ! Nous ne parlons pas ici de call center, avec un plateau géant rempli de téléopérateurs. Mais bien d’un accueil téléphonique agréable et efficace, qui sait prendre les messages quand vous en avez besoin.
Avec une solution de centre d’appels connectée à votre mini standard téléphonique, votre entreprise offre une vraie présence professionnelle pour ses clients, quelle que soit la période de l’année. Lorsqu’une personne vous contacte et se retrouve dirigée vers l’accueil téléphonique externalisé. Vous recevez ensuite une alerte par email, sms ou via une interface en ligne avec le compte-rendu de l’échange.