Externaliser son service client, c’est possible !
Secrétariat de contrôle, gestion de dossiers
Vous êtes submergé de travail et vous n’avez pas le temps de vous consacrer à la gestion des dossiers clients ?
Pensez à externaliser votre service client et à déléguer ces dossiers administratifs à des télé-secrétaires spécialisées dans la gestion de dossiers. Elles sont en capacité de prendre en charge des dossiers d’assurance, des dossiers comptables, des documents administratifs mais également des dossiers CERFA.
Cependant, il est important de prévoir une période de formation. En effet, la gestion des dossiers est bien souvent un métier plus complexe qu’il n’y paraît. Tout d’abord, il faut que toutes les procédures soient mises en place. Ensuite, il est nécessaire que vos outils soient connectés à ceux de votre télésecrétariat.
Dès lors, des assistantes expérimentées peuvent se charger de vérifier les documents relatifs à vos clients, de pointer quelles sont les pièces manquantes et de procéder à la validation du dossier.
Autre mission du secrétariat
Le Publipostage :
Il est possible d’inclure des catalogues et des brochures dans votre campagne marketing mais vous ne savez pas comment vous y prendre ? Un service de secrétariat compétent peut vous envoyer ces catalogues en masse après avoir récolté toutes les coordonnées des destinataires en France.
Vous avez également la possibilité de personnaliser certains champs (comme des codes de remises par exemple). Demandez également des impressions et envois de flyers. Il vous suffit pour cela de préciser le nombre de flyers que vous souhaitez imprimer et d’envoyer votre création au format PDF.
N’hésitez pas à faire une demande de devis auprès des sociétés spécialisées ! Le retour sur investissement en vaut souvent la peine.
Externaliser la gestion des mails clients
Déléguez le support clientèle est un choix difficile et vous prendrez tout le temps nécessaire pour externaliser votre service client dans les meilleures conditions. Aujourd’hui, il existe des sociétés spécialisées dans la gestion des mails clients. Elles peuvent exécuter ce travail aussi bien voire mieux que vous ne le feriez en interne.
L’externalisation du support client peut également être envisageable si vous êtes souvent en déplacement, ou si vous n’avez pas suffisamment de temps pour répondre systématiquement à vos clients dans les 24 heures. En effet, à l’heure d’Internet, les clients attendent des retours extrêmement rapides pour toutes leurs questions. Par conséquent, ils peuvent se tourner rapidement vers la concurrence s’ils n’ont pas pu vous joindre ou si la réponse apportée n’est pas assez claire.
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Des assistantes professionnelles formées au support client sont capables de répondre à vos mails en votre nom. Il faut donc leur fournir un maximum d’informations concernant votre activité professionnelle. Ceci, afin qu’elles soient en mesure de répondre qualitativement à toutes les requêtes de vos clients. Lorsque l’un d’eux pose une question dont elles ne connaisse pas la réponse, elle vous contacteront et enrichiront leur base de données « activité ». Au fur et à mesure, leur base de données devient de plus en plus complète et vos téléconseillères sont de plus en plus expertes dans votre domaine !
Télésecrétariat et accueil téléphonique
Vous avez des appels téléphoniques auxquels vous ne pouvez pas répondre par manque de temps ?
Votre client ou prospect va sûrement se tourner vers une autre entreprise si personne ne répond à ses appels. Perdre un appel téléphonique, c’est perdre un CA potentiel. Chaque client est important et vous ne pouvez pas envisager le développement de votre structure avec un téléphone qui sonne dans le vide.
Il existe aujourd’hui des société spécialisées dans la gestion des appels téléphoniques entrants.
Elles sont capables de répondre aux appels de vos client en votre nom. Votre client se sent alors au cœur de votre entreprise même si personne n’était disponible chez vous pour répondre.
Ce télésecrétariat par téléphone peut être activé :
- lors des débordement d’appels dans votre structure (lorsque tous les postes sont occupés)
- pour votre départ en congé
- systématiquement pour tous les appels entrants
Dans les deux premiers cas, les téléconseillères assignées à cette tâche prennent note de l’appel et vous transmettent la conversation par message dans les plus brefs délais. Elles sont également en mesure de répondre aux questions des clients lorsqu’elles ont toutes les informations requises pour y répondre.
En ce qui concerne le troisième cas, elles assurent le standard téléphonique de votre entreprise. Elles transmettront alors les appels aux correspondants concernés.
